_{Gabriele Toscanini • esperto di settore}

Accade spesso, specie nei negozi dei centri storici ad alta frequentazione turistica, di notare un adesivo in vetrina con cui si segnala la possibilità di fare acquisti TAX FREE.

Si tratta della facoltà, spettante solo a chi non vive in uno dei paesi dell’Unione Europea, di chiedere la restituzione dell’IVA su quanto comprato all’interno dell’UE. 
I motivi sono vari e a volte non tutti prontamente intuibili. 
L’imposta sul valore aggiunto è un’imposta sul consumo. Se gli oggetti sono destinati al consumo fuori dall’UE, ecco che scatta la possibilità di non essere gravati dall’imposta. 

Inoltre, l’acquirente, al proprio rientro nel Paese di residenza, è generalmente tenuto a dichiarare i beni comprati all’estero e a liquidare le relative imposte di confine in dogana. Concedere il rimborso dell’IVA unionale costituisce, quindi, il modo di evitare l’iniquità di una doppia imposizione sul medesimo bene.
Da ultimo, come più facilmente immaginabile, il meccanismo del tax refund si traduce in una sorta di sconto aggiuntivo. Ha l’effetto di implementare gli acquisti effettuati nei negozi italiani dai milioni di turisti che ogni anno visitano il Belpaese. 

Il meccanismo del rimborso

Come ottenere concretamente il rimborso? Le regole di base, trattandosi di una imposta con cui gli Stati Membri contribuiscono al finanziamento del bilancio dell’UE, sono declinate già a livello europeo. Essenzialmente, chi compra deve risiedere in un Paese Terzo. Deve affrontare una spesa avente un importo minimo e deve trasportare i beni fuori dall’UE entro tre mesi dall’acquisto.

Nello specifico, la normativa italiana sul punto è contenuta nell’art. 38 quater DPR 633/1972. Osservati alcuni requisiti cardine, che verranno illustrati infra, i viaggiatori possono ottenere dal negoziante una fattura in cui l’IVA può essere stata applicata. In questo caso possono chiederne poi il rimborso. Quando già non esposta si parla di sgravio. In entrambi i casi, il passeggero deve recarsi presso gli uffici doganali da cui lascia l’UE entro la fine del terzo mese successivo a quello di acquisto.

Le cautele del processo di rimborso

Ottiene così la validazione, fisica o digitale, del documento comprovante la spesa (cd. tax free form). La fattura così validata dovrà essere restituita al cedente italiano entro la fine del quarto mese successivo a quello di acquisto. A questo punto il venditore italiano ha la dimostrazione della sussistenza dei presupposti del rimborso (o dello sgravio). Può procedere a chiudere l’operazione con la restituzione dell’IVA al cessionario e le regolarizzazioni contabili previste dagli artt. 25 e 26 del DPR 633/1972.

Come si può facilmente evincere, il processo di rimborso appena descritto è assoggettato a una serie di cautele. Queste rendono alquanto rischioso per il cedente procedere allo sgravio immediato dell’imposta. Chi correrebbe il rischio di non esporre l’IVA, magari su un valore imponibile “importante”? Dovrebbe poi sostenerne l’onere nel caso non ritorni in negozio la fattura vidimata dalla dogana. Il cedente, quindi, preferisce assoggettare la vendita all’imposta, impegnandosi a restituire la stessa una volta dimostrata l’uscita dei prodotti dall’UE. Ma anche in tal caso la procedura presenta complicazioni pratiche e burocratiche.

Gli intermediari nella procedura

Proprio nell’ambito della procedura tramite rimborso si possono inserire, nel rapporto tra cedente e cessionario, dei soggetti intermediari. Sono denominati società di tax refund. Nella sostanza, tali società anticipano l’IVA al viaggiatore. In tal modo questi ottiene immediatamente (previo pagamento di una commissione) le somme cui ha diritto. Evita, allo stesso tempo, di doversi occupare della restituzione della fattura. Le medesime società, d’altro canto, formalizzano accordi di adesione al proprio sistema di tax free shopping con i vari negozianti. Forniscono agli affiliati assistenza sulle problematiche connesse al servizio. Permettono loro così di incrementare le transazioni con soggetti extra comunitari.

In merito, come specificato dall’Agenzia delle Entrate nell’occasione di un interpello sul punto, l’art. 38 quater rimette al cedente la scelta. Far pagare il prezzo del bene al netto dell’IVA, ovvero attendere la prova dell’avvenuta uscita dei beni prima di restituire l’imposta. È rimessa, invece, al cessionario la scelta di avvalersi o meno dell’ausilio delle società di tax refund per ottenere un rimborso più veloce.

I presupposti del rimborso dell’IVA

Il fondamento normativo del rimborso o dello sgravio dell’IVA è rappresentato, come anticipato, dal dettato dell’art. 38 quater del D.P.R. 633/1972. 

Volendone schematizzare il contenuto, per poter godere di tale beneficio:

• il cessionario deve essere residente o domiciliato fuori dell’Unione Europea. All’atto dell’acquisto deve fornire un documento da cui risulti la residenza all’estero. Gli estremi di tale documento devono essere propriamente indicati in fattura a cura del negoziante;
• si devono acquistare beni che vengono trasportati fuori dall’UE a seguito del viaggiatore. Si tratta di una imposta sul consumo, come detto. Non è ammissibile richiedere la restituzione dell’IVA sui servizi di cui si è goduto sul territorio unionale. Si tratti di trasporti, soggiorni, ristorazione etc.;
• il valore dei beni acquistati deve essere superiore a 70 euro. Fino al 31.01.2024 il valore-soglia era rappresentato da 154,94 euro. Per i nostalgici è la conversione in euro delle vecchie 300.000 lire. Nell’ottica di implementare gli acquisti, il legislatore ha scelto di abbassare il limite di spesa. Analogamente a quanto è accaduto in altri Paesi dell’UE. In Spagna, per esempio, non esiste una soglia minima si spesa per accedere al rimborso. Si tratta del valore del bene già ivato. È possibile chiedere il rimborso anche per singoli acquisti effettuati nello stesso negozio nel medesimo lasso di tempo. Tali acquisti devono trovare evidenza nello stesso documento fiscale; 
• i beni devono essere destinati all’uso personale o familiare dell’acquirente. Si tratta del requisito di più difficile traduzione nella concreta prassi operativa. Le indicazioni fornite in merito dai provvedimenti di prassi di volta in volta adottati non sono di grande aiuto. E ciò in particolare per via della possibilità che i beni siano destinati all’uso anche dei familiari del cessionario. Si pensi all’ipotesi di un facoltoso uomo d’affari arabo con quattro mogli. Quale schiera di acquisti potrebbe avere effettuato. Nella pratica, e in assenza di criteri quantitativi predeterminati a livello normativo o di prassi, questo presupposto viene applicato in modo discrezionale dai funzionari doganali. In questo modo non sempre si evita disparità di trattamento sul territorio della Repubblica;
• i beni devono essere trasportati fuori dalla UE entro la fine del terzo mese successivo a quello di acquisto.

L’osservanza di tutti questi requisiti viene verificata dall’ufficio doganale di uscita della merce dalla UE (pertanto, non necessariamente dalla dogana del Paese membro in cui la merce è stata acquistata), nel quale il passeggero deve recarsi all’atto della partenza al fine di ottenere la validazione (materiale o digitale, come stiamo per vedere) delle proprie fatture. 

La digitalizzazione del processo di rimborso dell’IVA

Si pensi alla piattaforma “Pablo” in Francia o a “Diva” in Spagna. Anche in Italia, a partire dal 01.09.2018, il processo di rimborso dell’IVA è stato informatizzato. Da quella data, infatti, la legge ha reso obbligatorio emettere le fatture TAX FREE in modalità elettronica; l’apposizione del visto doganale su tali fatture avviene, nei punti di uscita nazionali, esclusivamente per via digitale attraverso OTELLO.

OTELLO (Online Tax Refund at Exit: Light Lane Optimization) è il sistema messo a disposizione dall’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli (ADM). Digitalizza il processo di apposizione del “visto doganale” sulla fattura tax free, al fine di avere diritto allo sgravio o al rimborso dell’IVA sui beni acquistati sul territorio nazionale da soggetti domiciliati o residenti fuori dall’UE.

Le fasi della digitalizzazione del visto

La procedura di digitalizzazione del visto, si compendia nelle seguenti fasi: 

• il cedente, mediante la procedura informatica OTELLO 2.0, emette e invia immediatamente la fattura per il tax free shopping all’Agenzia delle Dogane, che la riceve in tempo reale. Il cedente mette a disposizione del cessionario il documento in forma analogica o elettronica, con l’indicazione del codice ricevuto in risposta dal sistema informatico. Si certifica così l’avvenuta acquisizione da parte dello stesso; 
• il cessionario, per avere diritto al rimborso o allo sgravio dell’IVA, dimostra l’avvenuta uscita dei beni dal territorio doganale della UE. Non avviene più mediante il “visto uscire” apposto dalla dogana sulla fattura, ma attraverso il “visto digitale”. È un codice univoco generato da OTELLO 2.0; in caso di uscita dal territorio dell’Unione Europea attraverso un altro Stato Membro, la prova di uscita dei beni è fornita dalla dogana estera. Le modalità sono quelle vigenti in tale Stato Membro. Il cessionario si reca, quindi, in dogana, la quale ha già ricevuto il file della fattura; l’ufficio doganale verifica se il contenuto della fattura coincide con quanto esposto. In caso di regolarità, inserisce nel sistema informativo l’avvenuta esportazione delle merci;
• è bene evidenziare che il processo volto a ottenere il visto digitale potrebbe concretizzarsi anche al di fuori degli uffici doganali. Infatti, ciò che conta è che il passeggero all’atto dell’uscita intraprenda il dialogo informatico con il sistema OTELLO 2.0. Ciò è possibile anche utilizzando un device in uso a una delle società di tax refund; 
• il cedente, collegandosi via internet a OTELLO 2.0, può verificare se e quando il visto è stato rilasciato. Quindi, se il cedente ha emesso fattura con IVA, quando riscontra sul portale che il visto è stato rilasciato, può restituire l’IVA al cessionario ed emettere una nota di variazione. 

Il processo è più compiutamente illustrato nella pagina dedicata presente sul sito internet istituzionale di ADM. Si suggerisce la lettura soprattutto delle indicazioni normative e di prassi.

Vantaggi della digitalizzazione

Il progetto OTELLO, giova ricordarlo, nasce prima del 2018. Difatti, l’Agenzia delle Dogane aveva già approntato – in via sperimentale, presso gli aeroporti di Milano Malpensa e Roma Fiumicino – una piattaforma di informatizzazione dei rimborsi IVA. È avvenuto in occasione dell’Expo di Milano del 2015. Al tempo ci si chiedeva come poter accelerare la procedura di rimborso a fronte di un numero presumibilmente incrementato di acquisti tax free. 

Gli obiettivi della informatizzazione, allora come oggi, in realtà sono più d’uno: per certo facilitare e velocizzare il rimborso per i passeggeri; ma anche ridurre il numero di operatori doganali impiegati nei controlli. Il visto digitale si può ottenere anche presso dei kiosk in modalità self- service; infine, tracciare tutte le operazioni di rimborso, al fine di procedere a una compiuta analisi dei rischi volta a evitare eventuali frodi. 

il processo di digitalizzazione

Dal punto di vista pratico, la digitalizzazione comporta un dialogo tra apparecchi informatici. Nei punti di uscita dal territorio nazionale si può tradurre per il viaggiatore nella possibilità di interloquire con un device. Questo può essere incardinato o meno presso una delle società di tax refund. Inserendo i dati identificativi riportati sul tax free form è possibile visualizzare le fatture che i vari cedenti hanno trasmesso all’ADM e all’Agenzia delle Entrate.

Il sistema informatico associa i dati di viaggio, bisogna infatti indicare come avviene l’uscita dall’UE, per esempio scansionando il biglietto aereo, effettua un’analisi dei rischi. In caso di “canale verde” il passeggero può richiedere il rimborso senza ulteriori formalità; in caso di “canale rosso” deve recarsi in dogana per la visita della merce e la verifica della sussistenza di tutti i presupposti per il rimborso. 

Il controllo del personale di ADM

Merita di essere sottolineato che tutte le fatture tax free acquisite in OTELLO, per le quali viene richiesta l’apposizione del visto digitale, sono sottoposte ad analisi dei rischi mediante un circuito automatizzato gestito da ADM. È evidenziato sul sito di ADM in una delle FAQ in materia. Il personale doganale addetto al controllo deve gestire l’esito del controllo per le fatture indirizzate a canale rosso. Questo avviene anche per le fatture indirizzate a canale verde ed eventualmente controllate su iniziativa. Anche in tal caso, pertanto, la validazione è sempre in carico all’autorità doganale. È indipendente dai canali dai quali perviene la richiesta di apposizione del visto. Può avvenire direttamente presso l’ufficio doganale, da desk di un intermediario tax free, etc..

Il fatto che esista un archivio informatico di tutte le operazioni permette agli organi di controllo di effettuare analisi mirate nei confronti di soggetti. Altrimenti potrebbero approfittare della difficoltà di tracciare i propri spostamenti, effettuando molteplici acquisti senza aver diritto al rimborso, commettendo così frodi in materia fiscale. In tal senso, l’efficacia del sistema si traduce nella possibilità di segnalare i viaggiatori sospetti a tutti gli uffici di confine. Si attiva il canale rosso e sottopone al vaglio della dogana tutte le operazioni di rimborso di tali soggetti. Si veda in proposito quanto recentemente accaduto presso l’aeroporto di Milano Malpensa.

Beneficiare del tax free shopping in viaggio

La novella normativa con cui dal 01.02.2024 si è abbassata la soglia minima del valore degli acquisti ha contribuito all’incremento del numero delle operazioni OTELLO. È documentato dai dati a disposizione del Ministero del Turismo.

La procedura, come già detto, è stata digitalizzata anche per rendere più semplice e immediato il rimborso. Tuttavia, non va dimenticato che si sta pur sempre parlando di un beneficio fiscale. Pertanto, al fine di non vedersi pregiudicato il rimborso all’atto degli (eventuali) controlli doganali, è bene osservare alcune accortezze: 

• al momento dell’acquisto è opportuno controllare l’esattezza dei dati inseriti nella fattura elettronica. Passaporto, nazionalità, nome e cognome dell’acquirente debbono essere corretti. Errori di compilazione potrebbero comportare difficoltà nella identificazione del passeggero, con la conseguenza di vedersi negato il refund;
• in negozio è bene farsi consegnare una copia stampata della fattura OTELLO. È pur vero che la consegna, , può anche concretizzarsi nell’invio di copia digitale. È stato più volte chiarito da ADM e AE. Ma, nell’attesa dell’armonizzazione delle piattaforme doganali di tax refund europee, se il turista lascia l’UE da una dogana diversa da quella italiana la vidimazione della fattura deve essere effettuata con l’apposizione di un timbro a inchiostro; il quale, come è facilmente intuibile, non potrà che essere applicato su una fattura cartacea. Inoltre, non può escludersi che all’atto dell’uscita presso un punto di confine italiano il sistema informatico non funzioni. In tal caso gli operatori doganali necessitano di un set minimo di dati. È ricavabile dalla fattura OTELLO nel suo complesso;
• non usare la merce. L’IVA, si ribadisce, è un’imposta sul consumo e si paga (tendenzialmente) nel Paese di immissione in consumo. I prodotti debbono lasciare l’UE senza che siano stati privati delle etichette di vendita e ancora nel packaging originale;
• bisogna sempre ricordare che, essendo un beneficio concesso al singolo viaggiatore, il processo di rimborso prevede l’identificazione del viaggiatore e della merce. Gli acquisti, pertanto, per quanto possa apparire evidente, non possono essere affidati per il trasporto a un amico o a un parente. Non si può avviare la procedura lasciando i prodotti sul territorio dell’UE, pena il diniego del rimborso;
• al fine di ottenere un rimborso più cospicuo, specie nell’ipotesi di frequenti viaggi in Italia, si suggerisce di effettuare acquisti presso negozianti che si siano accreditati sulla piattaforma OTELLO senza ricorrere alla intermediazione di una società di tax refund. In tal modo si potrà ottenere un rimborso più consistente evitando di affrontare costi di commissione;
• recarsi in aeroporto in congruo anticipo rispetto all’orario di volo, considerando i tempi necessari per la effettuazione delle operazioni di validazione. Potrebbero essere dilatati nei periodi dell’anno a maggiore afflusso turistico;
• la dogana non restituisce mai il denaro. Pertanto, il processo termina con la richiesta di rimborso inoltrata al negoziante con cui ci si deve accordare sulle concrete modalità di rifusione. Può essere bonifico, restituzione su carta di credito, etc.; oppure alle società di tax refund, badando con attenzione alle procedure di rimborso. Possono differire tra una compagnia e l’altra.

Per concludere, il suggerimento pratico più importante. L’ufficio doganale, terminato il controllo, non procede alla stampa del visto. Dall’avvento della digitalizzazione del processo, è per sua stessa natura dematerializzato. Per il viaggiatore, però, è sempre possibile monitorare l’esito delle operazioni doganali in tempo reale. Può aver prova dell’esistenza di un “visto digitale” alla pagina consultazione fatture OTELLO del sito internet di ADM.